Honorarmanagement und Abrechnung – die 8 häufigsten Fehler

Honorarmanagement und Abrechnung – die 8 häufigsten Fehler

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Die Abrechnung ist lediglich das letzte Glied in der Wertschöpfungskette Ihrer Zahnarztpraxis. Es gibt einige Behandler in Praxen, die wirklich fleißig sind und von morgens bis abends alles für Ihre Patienten machen. Doch werden Sie dafür auch angemessen honoriert? Vielleicht würden Sie jetzt sagen: , „Ja das Honorar ist schon beachtlich und die Umsätze passen“, doch die Gewinne sind zu niedrig. Damit sind Sie nicht alleine, das erlebe ich fast täglich und ich möchte Ihnen Folgendes mitteilen: Es geht meistens noch viel mehr und dass bei gleichen Kosten. Das bedeutet also 1:1 Gewinn.

Die Abrechnung alleine reicht da einfach nicht aus, um mehr Honorar zu erzielen. Es gehört einfach viel mehr dazu. Ihre Praxis ist ein in sich eigenständiges System und hierzu gehören alle Mitarbeiter mit Ihrem Wissen und Nichtwissen.  Hinzu kommen noch Ihre Strategie und I Ausrichtung. Um nur einige grobe Fehlerquellen zu nennen:

Fehler 1: Der Vergleich fehlt!

Ihnen fehlt  die zündende Idee, an welche Stellschrauben Sie noch drehen können. Die meisten denken dann daran die Prophylaxe auszubauen. Ja das ist gut, doch es gibt noch viele weitere Möglichkeiten. Hier fehlt es meist an Vergleichszahlen einer Praxis, die ähnlich aufgestellt ist. Hätten Sie diese Zahlen, wüssten Sie wo andere Zahnärzte mehr Umsatz machen und welche Leistungen Sie nicht anbieten oder vergessen anzubieten.

Fehler Nr. 2: Symptombehandlungen

Vielleicht ist Ihre Praxis hochfrequentiert und aus zeitlichen Gründen ist es Ihnen häufig nicht möglich den Patienten gründlich zu untersuchen oder zu beraten? Die Folge ist, Sie schöpfen mögliche Leistungen einfach nicht aus. Auch die Folgebehandlungen werden häufig unzureichend beachtet und organisiert.

Fehler Nr. 3: Mangelnde Behandlungsfallvorbereitung

Das Behandlungskonzept ist wie immer dassselbe? Sie machen einfach das, was Sie immer machen. Sie sind routiniert darin und Ihre Mitarbeiterinnen bereiten nur so gut vor, wie Sie es müssen. Hier kann ich Ihnen zurückmelden: „Routine frisst Honorare“.

Weil Sie so routiniert sind, fallen Ihnen Ihre Möglichkeiten einfach gar nicht mehr ein. Selbst wenn es Ihnen einfällt, können Sie Ihren Ablauf gar nicht mal eben mehr ändern. Was Sie nun bräuchten, wäre Transparenz über Ihren Fokus und Ideen zu den Leistungen, die andere Zahnärzte erbringen. Dann bräuchten Sie einen System -Cut, damit Sie es schaffen aus der Routine zu kommen. Ihr ganzes Team muss hierfür an einem Strang ziehen. Und ja, es funktioniert auch nur mit dem ganzen Team.

Fehler Nr. 4: Fehlendes Knowhow bei Behandler und Stuhlassistenz

Wie gut ist das Abrechnungswissen Ihrer Mitarbeiter am Behandlungsstuhl? Und wie gut ist Ihres? Fehlendes Abrechnungswissen des Behandlers und der Stuhlassistentin verursachen eine Fehlinterpretation von Leistungen. Meist wird viel zu wenig dokumentiert, oder nicht das Wesentliche. Es fehlt sehr häufig an Verständnis dafür, was relevant ist für die Abrechnung. Dazu kommt noch die schwierige Kommunikation zwischen Behandlungs- und Verwaltungsteam. Stößt ihr Verwaltungsteam auf Unverständnis bei Rückfragen und Dokumentationsanforderungen? Dann wird es höchste Zeit für eine Veränderung.

Fehler Nr. 5: Mangelhafte Dokumentation

Mal ehrlich, dokumentieren Sie in Abrechnungskürzeln? Das ist gefährlich! Viele Ihrer Zwischenschritte sind abrechnungsrelevant. Das größte Potential liegt in der Berechnung von Begleitleistungen, Analogleistungen und BEB -Leistungen. Die tatsächlichen abrechnungsrelevanten Faktoren sind aber den Behandlern und Dokumentierenden geradezu unbekannt. Ja und selbst die vermeintlich versierte Abrechnungsfachkraft kann das breite Spektrum kaum überblicken, geschweige denn in das System einbringen. Um dies einbringen zu können, wären enorme Führungsqualitäten erforderlich.

Fehler Nr. 6: Unklare Kommunikation und Strukturen

Die größten Probleme entstehen durch fehlende Kommunikation. Jeder hat ein anderes Verständnis von Anforderungen und Umsetzungsfaktoren. Jeder in Ihrem Team hat eine eigene Interpretation, weil jeder von Ihnen eine andere Sichtweise auf die Dinge hat. Das ist völlig natürlich und normal und eigentlich ist dies wunderbar, wenn man es nutzen würde. Doch die meisten Praxen kommen erst gar nicht dahin dieses großartige Potential zu nutzen, denn für viele Praxissysteme wird genau diese Unterschiedlichkeit zum größten Problem. So reden Sie leider häufig aneinander vorbei und Sie verstehen nicht, weshalb ihre Mitarbeiterin die so oft thematisierten Veränderungswünsche nicht umsetzt. Zwischenmenschliche Kommunikation ist nicht jedem in die Wiege gelegt worden, aber sie ist erlernbar und dann profitieren alle im Team.

Fehler Nr. 7: Fehlende interne Kommunikation / Reibungsverluste in den Schnittstellen

Viele meiner Praxen, die in die Beratung kommen, beklagen eine mangelnde Transparenz. Es fehle einfach der rote Faden, heißt es dann.

Hier ein Beispiel: Pateinten Edda Mauer kommt in die Praxis, sie hat einen Termin für eine Füllung. Sie fragt an der Rezeption wie lange es dauert und die Verwaltungskraft sagt, einen Moment noch. Nun, der Moment zieht sich etwas hin und erst nach 30 Minuten kommt die Patienten ins Zimmer. Sie ist verärgert, denn den Moment hatte sie sich anders vorgestellt. Das Problem war, das keiner in der Assistenz die Rückmeldung nach vorne gab, dass sich die Behandlung in Zimmer 1 verzögert und deshalb wusste die Verwaltungskraft nicht Bescheid. Auch stand nicht deutlich im Terminplan welche Füllung ansteht, denn für eine Füllung im Frontzahnbereich mit Eckenaufbau bedarf es deutlich mehr Zeit, als für eine 2fächige Füllung im Seitenzahnbereich usw. Hier gibt es unzählige Beispiele, die das System schwächen. Gibt es immer wieder häufige solcher Faktoren, so geht die Stimmung in den Keller.

Fehler Nr. 8: Kommunikation zum Patienten eine Kunst!

Mit welcher Kommunikationsphilosophie haben Sie sich aufgestellt? Wenn Sie davon ausgehen, jeder hat die Begabung habe, so zu kommunizieren, dass sich der Patient zu 100% abgeholt fühlt, dann muss ich Sie enttäuschen. Einige wenige Menschen haben die Begabung so empathisch zu sein und mit einem besonderen  Einfühlungsvermögen den Patienten da abzuholen wo er steht und ihm wirklich alles verkaufen zu können, was für ihn das Beste ist. Auch die Begabung den Patienten zu binden an die Praxis und so viel Vertrauen aufzubauen, dass erweitere  hunderte Patienten mitbringt, ist für viele nicht ausreichend erklärbar. Wenn Sie sich also fragen, weshalb Ihre Patienten Ihre Leistungen nicht akzeptieren und Sie ständig diskutieren müssen, oder die Patientenfallzahl anfängt zu stagnieren, dann läuft in Ihrer Praxiskommunikation etwas schief. Auch wenn Sie sich dies jetzt nicht erklären können, es gibt Wege, das ganze Team dahin zu bringen, dass Ihre Patienten Ihre Leistungen unbedingt haben wollen und auch Möglichkeiten die Kommunikation so zu verändern, dass die Fallzahlen deutlich steigen. 

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